Hybrid Work เหมาะกับองค์กรของคุณ?

ในขณะที่หลายประเทศเริ่มปรับทิศทางในการอยู่ร่วมกับโควิด-19 ได้ดีขึ้น แนวโน้มความเปลี่ยนแปลงของรูปแบบการทำงานก็เริ่มปรากฏตัวชัดขึ้นเช่นกัน ทั้งองค์กรและพนักงานที่ก่อนนี้ต้องพยายามจัดการให้การทำงานจากที่บ้านเกิดขึ้นได้อย่างทุลักทุเลเพราะไม่ได้เตรียมตัวไว้ล่วงหน้า ต่างเริ่มรับรู้ได้ว่าการทำงานรูปแบบนี้ก็มีข้อดีอยู่ไม่น้อย อย่างไรก็ตามไม่ใช่ว่าพนักงานทุกคนต้องการให้บ้านกลายเป็นที่ทำงานอย่างถาวร เนื่องจากการทำงานจากที่บ้านก็ยังไม่สามารถทดแทนการทำงานจากออฟฟิศได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นบรรยากาศการลงมือทำงานร่วมกันจริงๆ ซึ่งนำไปสู่การพัฒนาของความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกของทีมและวัฒนธรรมองค์กร รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในบางรูปแบบที่ไม่สามารถบรรลุประสิทธิผลสูงสุดได้หากแต่ละคนอยู่คนละที่ เมื่อเป็นเช่นนี้ Hybrid Work ซึ่งผสมผสานข้อดีระหว่างการทำงานจากที่บ้านและที่ออฟฟิศจึงอาจจะเป็นคำตอบ

Hybrid Work คืออะไร

การทำงานในรูปแบบนี้ไม่ได้เป็นแนวคิดใหม่ แต่มีความแพร่หลายมากขึ้นในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา และถูกเร่งให้เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วจากการแพร่ระบาดของโควิด-19

การเปรียบเทียบกับรถยนต์ไฮบริดที่สามารถใช้พลังงานทั้งจากไฟฟ้าและน้ำมันจะทำให้ง่ายต่อการเข้าใจ จากการเปรียบเทียบนี้ Hybrid Work ก็คือ การทำงานแบบผสมผสาน ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากสถานที่ต่างๆ ได้หลากหลาย เป็นวิวัฒนาการของการทำงานทางไกลที่ยืดหยุ่นและเต็มรูปแบบ และตอบสนองต้องการของพนักงานที่จะแบ่งเวลาระหว่างที่บ้านและที่ทำงานให้ชัดเจนมากขึ้น

โควิด-19 กับการเปลี่ยนแปลงของภูมิทัศน์สำนักงาน (workplace landscape) และการทำงานในอนาคต

การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้ความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในการทำงานซึ่งถูกคาดการณ์ว่าจะเกิดขึ้นในอีก 10 ปีข้างหน้า กลับต้องเกิดขึ้นแบบเร่งด่วนเพื่อรองรับความต้องการของโลกการทำงานที่เปลี่ยนไปอย่างกระทันหัน ไม่ว่าจะเป็น การที่ต้องเว้นระยะห่างทางสังคม สิ่งนี้ทำให้หลายธุรกิจซึ่งก่อนหน้านี้ไม่เคยพิจารณาการทำงานทางไกล (remote working) ต้องมาหาทางออกและปรับตัว อีกทั้งส่งผลให้หลายบริษัทวางแนวทางและปรับโครงสร้างใหม่เพื่อรองรับแผนระยะยาวให้การทำงานในลักษณะดังกล่าวเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ท่ามกลางการค้นพบความน่าสนใจ อีกทั้งประโยชน์ที่เกิดขึ้นกับทั้งต่อองค์กรและตัวพนักงาน แต่หลายคนก็เริ่มค้นพบเช่นกันว่า การเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ 2-3 วัน ต่อสัปดาห์ ส่งผลดีต่ออารมณ์ความรู้สึก ช่วยสร้างความสัมพันธ์กับสมาชิกในทีม ไปจนถึงความร่วมไม้ร่วมมือทั่วทั้งองค์กร ดังนั้นองค์กรเองจึงต้องพยายามหาจุดสมดุลย์ที่เหมาะสมระหว่างการทำงานจากที่ทำงานและจากที่บ้าน

ถึงแม้ว่ากิจกรรมบางอย่างเช่น การปฐมนิเทศสำหรับผู้เริ่มงานใหม่ (Orientations) การสร้างความสัมพันธ์ของสมาชิกภายในทีม หรือการทำงานบางอย่าง ดูเหมือนว่าจะเป็นไปได้ดีและราบรื่นกว่าหากเกิดขึ้นที่ออฟฟิศและมีการได้เจอตัวบุคคล แต่อย่างไรก็ตามยังมีงานอื่นๆ อีกหลายอยางที่สามารถจัดการได้ดีเช่นกัน แม้คุณจะอยู่นอกออฟฟิศได้ ด้วยเหตุนี้ พื้นที่สำนักงานจึงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ แทนที่จะใช้พื้นที่ส่วนใหญ่เพื่อวางโต๊ะ เก้าอี้ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ แต่เมื่อจำนวนของผู้เข้ามาใช้งานสำนักงานน้อยลง คุณสามารถปรับพื้นที่เหล่านั้นมาใช้ในการทำงานร่วมกันโดย และในกรณีที่บางองค์กรตัดสินใจลดขนาดพื้นที่สำนักงานลง สิ่งนี้ยังส่งผลกระทบต่อเนื่องต่อโครงสร้างบริษัท เนื่องจากค่าใช้จ่ายที่เคยมีสำหรับพื้นที่สามารถนำไปใช้ในการขยายทีมซึ่งสามารถทำงานทางไกลจากหลากหลายพื้นที่ เป็นต้น

การทำงานแบบไฮบริดจะกลายเป็น New Normal หรือไม่?

ผลการสำรวจองค์การจากทั่วโลก ของบริษัทซีร็อกซ์ เกี่ยวกับ “การทำงานในอนาคต” (https://www.news.xerox.com/news/global-Xerox-Future-of-Work-Survey-results) พบว่ามีองค์กรจำนวนมากได้เตรียมความพร้อมโดยการลงทุนในเทคโนโลยีที่สนับสนุนให้พนักงานสามารถทำงานทั้งจากนอกและในออฟฟิศ รวมถึงแบบไฮบริด โดยที่ 56% จากจำนวนองค์กรที่ถูกสำรวจได้เพิ่มงบประมาณด้านเทคโนโลยี และ 34% มีการวางแผนที่จะเร่งกระบวนการ digital transformation ให้เสร็จสมบูรณ์เร็วที่สุด

งานวิจัยที่รวบรวมโดย Chartered Institute of personnel and Development (CIPD) มีผลการศึกษาที่สอดคล้องกับข้อมูลข้างต้น บ่งชี้ว่านายจ้างในสหราชอาณาจักรคาดว่าสัดส่วนการทำงานจากที่บ้านจะเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่า (https://www.cipd.co.uk/knowledge/work/trends/working-post-pandemic) นอกจากนี้ยังมีหลักฐานว่าในสหรัฐฯ 55% (https://siepr.stanford.edu/research/publications/how-working-home-works-out) ของพนักงานต้องการให้มี Hybrid Work

ทิศทางที่เกิดขึ้นอย่างเด่นชัดคือ หลายบริษัทกำลังปรับตัวเพื่อการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งสร้างความเปลี่ยนแปลงต่อภูมิทัศน์การทำงาน ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดถึงการปรับตัวขององค์กรชั้นนำระดับโลก เช่น

• Microsoft ให้พนักงานสามารถทำงานนอกสถานที่ได้ถึง 50% ของเวลางาน
• Google ให้พนักงานเข้าออฟฟิศ 3 วัน เพื่อทำงานร่วมกับคนอื่น ส่วนอีก 2 วัน สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้
• Facebook อนุญาตให้ทุกคนไม่ต้องเข้าออฟฟิศ หากตัวงานสามารถทำจากทางไกลได้
• Twitter ให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้ตลอดไปหากต้องการ

ประโยชน์ของการทำงานแบบไฮบริดคืออะไร?

การจ้างงาน (Employment)

องค์กรจะสามารถจ้างงานกลุ่มผู้มีความสามารถได้โดยไม่ยึดติดกับที่ตั้งของสำนักงาน และมีแนวโน้มว่าจะจ้างงานในปริมาณที่มากขึ้นได้อีกด้วยเมื่อค่าใช้จ่ายเดิมในการเช่าพื้นที่ลดลง

เพิ่มผลผลิต (Productivity)

หากพิจารณาจากข้อเท็จจะพบว่าทั้งการทำงานจากออฟฟิศ จากที่บ้าน หรือที่ใดๆ ก็ตาม ล้วนมีทั้งจุดเด่นและจุดด้อย

การทำงานในออฟฟิศ มีจุดเด่นคือการที่พนักงานจะได้ทำงานร่วมกัน ระดมความคิดผ่านการมีปฏิสัมพันธ์ ส่วนจุดด้อยที่มี ยกตัวอย่างเช่น เสียงรบกวนต่อพนักงานที่ไม่ได้มีพื้นที่ทำงานส่วนตัว หรืองานด่วนที่เข้ามาแทรกในช่วงเวลาที่กำลังใช้สมาธิกับอีกงาน

การทำงานจากนอกออฟฟิศมีจุดเด่นที่เห็นได้ชัดคือ ที่พนักงานสามารถมีสมาธิและใช้เวลากับสิ่งที่กำลังทำงานอยู่ได้อย่างยาวนานเท่าที่ต้องการ ส่วนตัวอย่างของจุดด้อย เช่น การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ไม่มีประสิทธิภาพมากพอ หรือภาวะรบกวนทางอารมณ์เมื่อต้องทำงานตามลำพังเป็นเวลานาน ก่อให้เกิดความรู้สึกโดดเดี่ยว ไม่มั่นคง ไม่ปลอดภัยและแปลกแยก ซึ่งมีหลักฐานเกิดขึ้นแล้วกับพนักงานบางคน

ทางออกในการจัดการอุปสรรคดังกล่าวจึงอยู่ในรูปแบบ Hybrid Work ที่ผสมผสาน โดยนำจุดเด่นของแต่ละแบบมารวมกัน ให้ผู้ทำงานสามารถเลือกจัดการให้เหมาะกับตนเอง เพิ่มประสิทธิผลในการทำงาน

ความพอใจในการทำงานและความเป็นอยู่ที่ดีขึ้น

นอกจากจะส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานแล้ว การที่พนักงานมีโอกาสในการกำหนดตารางการทำงานการจัดการชีวิตด้วยตัวเองอย่างที่ต้องการ ย่อมส่งผลความพึงพอใจต่อชีวิตและต่องานที่ทำอยู่อย่างแน่นอน

อิสระนี้ทำให้พนักงานได้มีโอกาสเป็นส่วนหนึ่งในเหตุการณ์ที่สำคัญต่อครอบครัว เพื่อน และคนรัก ซึ่งให้คุณค่าอย่างมากต่อชีวิตของเขา ไม่ว่าจะเป็นการไปรับ-ส่งลูกจากโรงเรียน มีเวลาทำกิจกรรมร่วมกัน รวมถึงการได้ดูแลคนที่รักในช่วงเวลาไม่สบาย เมื่อคุณภาพชีวิตดีขึ้นดังที่ว่านี้ ความพึงพอใจต่อชีวิตและต่องานก็มีมากขึ้นตาม แรงจูงใจในการทำงานจึงเพิ่มขึ้น และย่อมส่งผลให้ความต้องการเปลี่ยนงานลดลง

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนหันมาใช้ระบบไฮบริด

ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริด สิ่งที่คุณควรคำนึงถึงคือ

องค์กรและพนักงานไว้วางใจซึ่งกันและกันหรือไม่?

เป็นประการแรกที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะความไว้ใจขององค์กรต่อพนักงานว่าจะสามารถทำงานให้เสร็จลุล่วงท่ามกลางบรรยากาศการทำงานที่มีอิสระ และในขณะเดียวความไว้ใจของพนักงานต่อองค์ว่าจะดูแลและเชื่อมั่นให้เขาจัดการกับปริมาณงานตามที่เห็นว่าเหมาะสม เป็นพื้นฐานของความสำเร็จในรูปแบบไฮบริด

องค์กรและพนักงานเข้าใจความหมายและขอบเขตของ Hybrid Work ตรงกัน

องค์กรควรกำหนดให้ชัดเจนโดยอาจระบุไว้ในคู่มือพนักงาน ว่าการทำงานแบบ Hybrid หมายความว่าอะไร ระบุสิ่งที่คาดหวังว่าพนักงานไม่สมควรทำหรือควรทำ รวมถึงขอบเขตของอิสระภาพที่องค์กรมอบให้แก่พนักงาน

คิดหาเครื่องมือและวิธีสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

หากเรื่องนี้ไม่ได้รับการจัดอย่างถูกต้องมัน ผลเสียที่จะเกิดขึ้นคือ มีข้อมูลที่ตกหล่น เกิดช่องว่างทางความรู้ ไปจนถึงการเกิดภาวะไม่เชื่อมต่อระหว่างผู้ที่ทำงานจากในและนอกสำนักงาน ดังนั้นการจัดเตรียมเครื่องมือและวิธีการที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารภายในองค์กรจึงมีความสำคัญมาก

การสื่อสารของจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ถ้าองค์กร

• กำหนดให้การประชุมทั้งหมดเป็นแบบออนไลน์ ยกเว้นหากมีความจำเป็นอื่นใด
• อนุญาตให้พนักงานสร้างกลุ่มในการสื่อสารได้เอง
• ใช้เครื่องมือที่สนับสนุนการสื่อสารเช่น Slack, Google Chat, Skype หรือ Microsoft Teams หรืออื่นๆ เพื่อช่วยให้การสนทนาเป็นไปได้ง่ายขึ้น

ใส่ใจต่อสุขภาพกายและใจของพนักงาน

ยิ่งการพบปะกับพนักงานของคุณลดลงเท่าไหร่ คุณยิ่งประจำต้องเอาใจใส่ต่อภาวะด้านสุขภาพจิตของพนักงานมากขึ้นเท่านั้น องค์สามารถทำได้โดยจัดกิจกรรมให้ความรู้ หรือกำหนดนโยบายต่างๆ เช่น ให้มีการฝึกอบรมการสร้างความสมดุลระหว่างการใช้ชีวิตและการทำงาน การจัดการความเครียด เป็นต้น
==========================

หากคุณเป็นองค์กรที่สนใจรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Work เรายินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่ายในการเตรียมการ เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด

ติดต่อ Blesssky Connexion โทรฯ 02-6798877 หรืออีเมล sales@blesssky.com